راهنمای کامل نوشتن ایمیل رسمی به استاد و دانشگاه: نمونه‌ها و نکات کاربردی

نمونه ایمیل برای درخواست توصیه‌نامه

برای درخواست توصیه‌نامه، ابتدا توضیح دهید که استاد چطور با توانمندی‌های شما آشناست. در این نمونه از یک درخواست توصیه‌نامه استفاده شده است:

Subject: Request for Recommendation Letter for Graduate Studies
Dear Professor Williams,
I hope this message finds you well. I am reaching out to request a recommendation letter from you for my application to the PhD program in Computer Science at [University]. As you were my advisor during my undergraduate thesis on machine learning, I believe you are familiar with my dedication and research abilities.
I would be deeply grateful if you could support my application with a recommendation letter.
Best regards,
Reza Alavi
[University Name]

نمونه ایمیل درخواست فرصت تحقیقاتی از استاد

اگر به دنبال فرصت همکاری تحقیقاتی یا دستیاری پژوهشی هستید، ایمیل زیر می‌تواند راهنمای شما باشد. در این ایمیل، خود را معرفی کنید، به تجربه‌ها و علایق تحقیقاتی خود اشاره کنید، و درخواست خود را به‌طور دقیق بیان کنید.

Subject: Inquiry About Research Assistantship in [Field/Topic]

Dear Professor [Last Name],
My name is [Your Full Name], and I am currently a [Your Degree Level, e.g., final-year undergraduate/master’s student] in [Your Department] at [Your University]. I have a strong interest in your research on [specific topic or field] and have read several of your recent publications, particularly your study on [mention a specific paper or project by the professor]. I am impressed by the depth of analysis and innovation in your work, and I am eager to contribute to similar projects under your guidance.

I am writing to inquire about the possibility of joining your research team as an assistant. I have experience in [mention relevant skills or tools, e.g., data analysis, lab techniques, programming languages] and am committed to dedicating my time and energy to research in [mention the specific research area].

I would be grateful if you could let me know if there are any available opportunities in your lab or if there is a possibility to discuss potential collaboration.

Thank you for considering my request, and I look forward to the opportunity to contribute to your research team.

Best regards,
[Your Full Name]
[Your University, Department of …]
[Your Email Address]
[Your Phone Number, if applicable]

نمونه ایمیل رسمی به دانشگاه برای درخواست اطلاعات پذیرش یا برنامه‌های تحصیلی

این نوع ایمیل برای زمانی مناسب است که قصد دارید اطلاعات دقیقی درباره برنامه‌های تحصیلی، شرایط پذیرش یا موارد مرتبط با دانشگاه به دست آورید. در این نمونه، درخواست خود را شفاف و مودبانه بیان کنید.

Subject: Inquiry About Admission Requirements for [Program Name]

Dear Admissions Office,
I am [Your Full Name], an international applicant interested in applying to the [Program Name, e.g., Master’s in Environmental Engineering] at [University Name]. I am reaching out to request more information about the admission requirements and any specific prerequisites that may be necessary for international students.

I have reviewed the program details on your website, but I would appreciate clarification on a few specific areas, including [mention any specific questions, e.g., language proficiency requirements, application deadlines, or funding opportunities]. Additionally, I would like to know if there are any special requirements or opportunities for international students interested in research within the program.

Thank you very much for your time and assistance. I look forward to your response and any additional information that may help in preparing my application.

Best regards,
[Your Full Name]
[Your Current University or Institution, if applicable]
[Your Email Address]
[Your Phone Number, if applicable]

برای آشنایی بیشتر با نمونه ایمیل به دانشگاه خارجی از این مطلب دیدن نمایید.

چگونه یک ایمیل پیگیری مؤثر بنویسیم؟

در صورتی که پس از ارسال ایمیل پاسخی دریافت نکردید، می‌توانید یک ایمیل پیگیری ارسال کنید. این ایمیل باید محترمانه و مختصر باشد.

Subject: Follow-up on Research Opportunity Inquiry
Dear Professor Brown,
I hope this message finds you well. I wanted to follow up on my previous email regarding potential research opportunities in your lab. I am very interested in your work on biodiversity and am eager to discuss any potential for collaboration.
Thank you for your time and consideration.
Best regards,
Ali Yazdani

نکات کلیدی برای رعایت آداب و احترام در ایمیل‌های آکادمیک

رعایت ادب و احترام در نوشتن ایمیل‌های آکادمیک اهمیت زیادی دارد. چند نکته اساسی:

• رعایت اختصار و وضوح: از طولانی کردن ایمیل پرهیز کنید و تنها به نکات اصلی بپردازید.
• انتخاب لحن مناسب: لحن رسمی و محترمانه انتخاب کنید.
• تشکر در پایان ایمیل: ایمیل خود را با تشکر از استاد به پایان برسانید.

برای آشنایی با نحوه پاسخ به ایمیل استاد از این مطلب دیدن نمایید.

عبارات و جملات رسمی و پرکاربرد در ایمیل‌های دانشگاهی

استفاده از عبارات زیر در ایمیل‌های آکادمیک رایج است و به حرفه‌ای بودن ایمیل کمک می‌کند:

• I am writing to inquire about…
• I would be grateful if you could…
• Thank you very much for your time and consideration.
• I look forward to your response.

اشتباهات رایج در نوشتن ایمیل به استاد و دانشگاه

برخی از اشتباهات رایج که بهتر است از آن‌ها اجتناب کنید:

1. استفاده از لحن غیررسمی: استفاده از کلمات دوستانه یا عامیانه.
2. طولانی بودن بیش از حد ایمیل: تنها به نکات اصلی بپردازید.
3. ارسال ایمیل بدون غلط‌گیری: حتماً قبل از ارسال متن را بررسی کنید.

برای آشنایی با نوشتن مقاله برای اپلای از این مطلب دیدن نمایید.

چگونه برای دریافت پاسخ سریع‌تر از استاد پیگیری کنیم؟

برای دریافت پاسخ سریع‌تر، نکات زیر را رعایت کنید:

• صراحت در بیان موضوع: در ایمیل پیگیری مستقیماً به موضوع اشاره کنید.
• عدم تکرار بیش از حد پیگیری: در صورت عدم دریافت پاسخ، پس از یک بار پیگیری، صبور باشید.
• تشکر در پایان ایمیل پیگیری: با تشکر از استاد، ارزش زمان او را نشان دهید.

برای آشنایی با نحوه نوشتن انگیزه نامه از این مطلب دیدن نمایید.